Электронная транспортная накладная (ЭТрН) в SAP: как подготовиться к новым требованиям

С 1 сентября 2026 года все участники автоперевозок обязаны перейти на электронные транспортные накладные (ЭТрН). Это затрагивает оформление документов, их подписание, обмен через операторов ИС ЭПД и работу с мастер-данными.

Для компаний задача не ограничивается созданием одного документа. Изменения затрагивают закупки, продажи, логистику. А если в ландшафте помимо SAP есть дополнительные системы – важно обеспечить корректную работу всех процессов.

В статье разберем, как обеспечить требование законодательства, если вы ведете учет в SAP.

Что меняется с 1 сентября 2026 года

Обязательным становится не только сам документ ЭТрН, но и порядок его формирования и обмена. Данные передаются через операторов ИС ЭПД, а подтверждение ключевых событий перевозки оформляется титулами ЭТрН (вручную или автоматически по событиям), с последующим подписанием и отправкой.

При этом набор электронных документов зависит от того, как устроены процессы перевозок груза в конкретной компании:

• ЭТрН – четыре титула, сопровождающие передачу и приемку груза. Дополнительные титулы формируются только при фактических событиях (изменение водителя или ТС, переадресовка, стоимость услуги и т. п.); 
• Заказ-заявка, если компании требуются транспортные услуги; 
• Экспедиторские документы (поручение экспедитору, экспедиторская расписка, складская расписка), если заказываются транспортно-экспедиционные услуги.

Основные вызовы для компаний, работающих в SAP

Какие трудности возникают при автоматизации процесса оформления ЭТрН?

1. Законодательство и форматы документов меняются

Законодательство, регулирующее обмен ЭТРН, очень «молодое», поэтому меняется часто. Появляются новые документы, корректируются форматы, уточняются роли участников.

2. Нестабильный роуминг между операторами ИС ЭПД

На рынке более 10 операторов ИС ЭПД. Межоператорский обмен (роуминг) на практике может быть менее предсказуемым по скорости и устойчивости, чем прямое взаимодействие внутри одного оператора.

Дополнительный риск – появление новых форматов/видов электронных перевозочных документов. На старте они не всегда сразу поддерживаются в межоператорском обмене, даже если внутри «своего» оператора уже работают. Поэтому в проектах часто выбирают мультиоператорскую архитектуру: подключение к нескольким операторам ИС ЭПД, чтобы обмен с ключевыми контрагентами шел напрямую через их оператора, без зависимости от роуминга.

3. Недостаточные мастер-данные для формирования титулов

Для ЭТрН требуется больше данных, чем в бумажной накладной: данные о ТС, водителе, договорах, параметрах груза, условиях перевозки, статусе владения техникой.

В реальности эти данные часто хранятся в разных источниках: SAP ERP, TMS, на порталах перевозчиков, в Excel сотрудников и других учетных системах компании.

4. Несколько систем в ландшафте

Если в компании работают SAP, 1С, TMS и мобильные решения, нужно обеспечить интеграции для согласованной работы всех участников процесса, чтобы титулы формировались корректно и последовательно.

Требования к решению для автоматизации ЭТрН в SAP

Учитывая все сложности и требования, продукт для автоматизации ЭТрН, должен решать несколько ключевых задач:

• Поддерживать все роли в процессе: отправитель, перевозчик, получатель, наблюдатель;
• Позволять формировать и подписывать все обязательные титулы;
• Корректно работать с несколькими операторами ИС ЭПД;
• Обеспечить переключение между операторами без изменения процессов в системе;
• Интегрироваться с другими учетными системами компании;
• Учитывать особенности структуры данных и автоматизировать их консолидацию;
• Гарантировать безопасную передачу и хранение документов.

DFS ETRN Solution для SAP

DFS ETRN Solution – решение, которое автоматизирует ЭТрН в SAP и закрывает ключевые требования законодательства и бизнеса. 

Основные преимущества решения: 

• Единый интерфейс в SAP ERP без переходов на порталы операторов; 
• Поддержка всех ролей и этапов ЭТрН; 
• Возможность подключать сразу несколько операторов и управлять ими через настройки; 
• Формирование, подписание и отправка титулов в синхронном режиме; 
• Безопасная архитектура: все вызовы инициируются из SAP; 
• Хранение XML, подписей и PDF в корпоративном архиве; 
• Поэтапный запуск в зависимости от готовности данных и контрагентов. 

Подход к внедрению: почему универсального сценария не существует 

Даже при использовании готового решения, внедрение ЭТрН почти всегда превращается в отдельный проект. Это связано с тем, что у каждой компании свои схемы перевозок, набор ролей, ИТ-ландшафт и источники мастер-данных и интеграции.

Поэтому важно не только наличие функционального продукта, но и возможность адаптации под существующие процессы без разрушения устоявшейся архитектуры. Ниже, как примеры, разные варианты внедрений: они отличаются по сложности, объему интеграций и срокам реализации. 

1. Базовое внедрение 

Подходит для компаний с относительно простыми процессами и однородным ИТ-ландшафтом. 

Основные характеристики подхода: 

• Все ключевые функции закрываются средствами решения (журналы, подписание, интеграция с операторами ИС ЭПД); 
• Один контур учета; 
• Минимальное количество внешних интеграций; 
• Ограниченный объем организационных изменений. 

Сроки: 3,5-4 месяца. 

Такой формат может быть как самостоятельным завершенным проектом, так и первым этапом более масштабной программы цифровизации обмена ЭТрН. 

2. Гибкость и адаптация (сложные процессы и распределенный ландшафт) 

Применяется в компаниях с развитой логистикой, несколькими юрлицами и большим количеством систем. 

Характеристики подхода: 

• Один контур учета;
• Интеграция с системами управления транспортом; 
• Подключение собственных приложений для водителей, складов, торговых точек; 
• Встраивание в существующие пользовательские сценарии; 
• Возможность исключения отдельных узлов решения (например, собственного модуля подписания или хранилища) и интеграции с уже действующими корпоративными сервисами. 

Сроки: около 7 месяцев, в зависимости от количества интеграций и сложности процессов. 

Такой подход позволяет встроить ЭТрН в уже зрелую цифровую экосистему без изменения пользовательских привычек. 

3. Несколько учетных систем в группе компаний 

Применяется в холдинговых структурах, где разные юридические лица работают в разных ERP-системах. 

Характеристики подхода: 

• Часть юридических лиц компании работает в SAP, часть – в других учетных системах; 

• Во внешних системах реализуются собственные журналы ЭТрН и мониторинг; 

• Решение DocFlow используется как единый хаб для: 

– Интеграции с операторами ИС ЭПД, 

– Сериализации сообщений, 

– Адаптации под изменения форматов и требований законодательства; 

– Для юрлиц в SAP используется стандартная функциональность решения. 

Сроки: около 7 месяцев, с разбросом в зависимости от количества систем и вариантов процессов.

 

Такой сценарий позволяет выстроить единый контур электронного логистического документооборота даже в разнородной ИТ-среде. 

Результаты внедрения DFS ETRN Solution 

Компания получает: 

• Формирование ЭТрН в соответствии с законодательством; 
• Единый процесс внутри ИТ-ландшафта; 
• Устойчивый обмен документами при работе с несколькими операторами; 
• Консистентные мастер-данные; 
• Прозрачность статусов перевозок; 
• Актуальные документы и подписи в корпоративном архиве; 
• Готовность к дальнейшему расширению электронных логистических документов. 

С чего начать 

Факторов, влияющих на сроки и сложность много, поэтому каждую ситуацию нужно рассматривать индивидуально. Переход на ЭТрН обычно включает: 

• Анализ текущих схем перевозок. 
• Проверку мастер–данных и источников информации. 
• Определение состава документов для разных ролей. 
• Выбор операторов ИС ЭПД и стратегии роуминга. 
• Проектирование архитектуры интеграций. 
• Внедрение, тестирование и пилотирование. 
• Расширение функциональности. 

Чтобы оценить готовность к переходу и определить оптимальный путь внедрения, оставьте нам заявку через форму ниже – специалисты проконсультируют вас и ответят на все вопросы.