По данным Национального рейтингового агентства, операционная рентабельность продуктового ритейла в среднем составляет около 3%. Операционная рентабельность – это финансовый коэффициент, который показывает, сколько прибыли компания получает на рубль продаж после оплаты переменных издержек, но до уплаты налогов. Поэтому инвесторы и кредиторы обращают на него особое внимание: чем выше этот коэффициент, тем эффективнее компания.

Чтобы повысить операционную рентабельность, компании необходимо либо увеличить выручку при сохранении прежнего уровня операционных расходов, либо сократить переменные расходы.

Конкуренция в ритейле сейчас очень высока. По данным портала new-retail.ru, в крупных городах федеральные сети гипермаркетов и дискаунтеров занимают до 80% рынка. Поэтому увеличение выручки путем привлечения новых покупателей становится все сложнее и дороже. Однако, используя проверенные цифровые решения для оптимизации бизнес-процессов, можно повлиять на внутренние факторы работы компании и добиться снижения издержек – улучшая таким образом операционную рентабельность и привлекательность компании для инвесторов.

Эпоха автоматизации еще 15 лет назад открыла перед бизнесом возможности систем класса BPM, призванных показывать, как процессы должны работать в соответствии с текущей структурой и регламентами компании. Можно описать желаемый процесс, а затем путем опроса сравнить его с тем, как это работает на самом деле. Этот подход эффективен, когда компания сосредоточена на формализации и стандартизации процедур – чаще всего на первоначальном этапе своего развития. Технология Process Mining by Celonis – это радикально новый подход к анализу бизнес-процессов, ориентированный на выявление неэффективностей и снижение финансовых потерь в реальном времени. Опытные пользователи этой технологии называют её математическим, научным подходом к оценке и повышению эффективности процессов.

Это связано в первую очередь с тем, что Сelonis анализирует данные о реальных бизнес-процессах и о том, как они протекают в действительности, опираясь на количественные показатели времени исполнения операций и цифровые данные о действиях пользователей (создании и изменении документов, выполнении действий, оставляющих цифровые следы). Эта информация доступна в Celonis благодаря интеграции с транзакционными системами (SAP, 1C, Oracle и любыми другими) в режиме реального времени.

Таким образом, этап формализации процессов и их валидации становится автоматизированным и более объективным: выявляются те зоны для улучшений, которые невозможно найти «невооруженным платформой Celonis глазом».

Практика применения Celonis показывает, что при выборе партнера для внедрения, выявления зон для улучшений и разработки рекомендаций важна глубокая экспертиза в различных бизнес-процессах, потому что только при наличии соответствующих знаний и многолетнего опыта анализа и оптимизации возможно:

• быстро и безошибочно выявить зоны с потенциалом улучшений в процессах;
• предложить и валидировать гипотезы корневых причин неэффективностей;
• разработать оптимальный план по улучшениям с учетом бизнес-требований.

Сelonis Process Mining как инструмент снижения операционных затрат в ритейле

Затраты, связанные с поставками и распределением

Время и затраты на исполнение логистических операций зависят от множества переменных в действиях людей, которые могут совершать как индивидуальные, так и системные ошибки, например: регулярно задерживать отгрузки; привозить не тот товар; исправлять ошибки в документах вручную много раз вместо ликвидации их однократно в НСИ; не оптимально управлять логистикой и складскими запасами; прощать регулярные ошибки поставщикам.

Один из глобальных ритейлеров, исследуя процессы P2P и O2C, выявил несколько основных неэффективностей, приводящих к высоким затратам на процесс, а именно:

• Продукты, которые уже были зарезервированы в корзине через click-and-reserve, продолжали быть доступными для заказа. Это было одной из основных причин проблем с инвентаризацией и аннулированием заказов;
• Многие онлайн-заказы выполнялись с использованием товаров, взятых непосредственно из магазинов. Эти товары отвозились обратно в логистический центр перед отправкой клиенту, таким образом задерживая доставку.

После визуализации процесса, тщательного анализа корневых проблем при помощи Celonis и подтверждения решений с бизнесом, компания разработала план действий по исправлению ситуации:

1. Установить четкое различие между онлайн-заказами и продуктами, заявленными через click-and-reserve во всех системах;

2. Увеличить складской запас логистического центра в соответствии со спросом, чтобы избежать использования магазинных запасов для онлайн-заказов.

В результате удалось повысить эффективность онлайн-продаж и достигнуть следующих KPI:

• 99,9% исполнения соглашений об уровне обслуживания по доставке вовремя и в точности;
• сокращения количества отказов от заказов на 20%;
• оптимизации процесса товародвижения 50% продуктов, доставляемых из магазинов.

Затраты, связанные с управлением финансами

Одним из преимуществ Celonis как промышленной платформы является большое количество преднастроенного контента, который позволяет получить выгоды в очень короткий срок после внедрения. Например, сразу после подключения Celonis можно использовать готовые сценарии автоматизированного мониторинга в финансах и казначействе: дублирующие платежи, осуществление оплат в оптимальный период (использование скидок или наилучшего валютного курса), исключение «случайных» закупок, обеспечение соответствия между счетом-фактурой и заказом, анализ блоков прохождения счетов-фактур, контроль внутренних процедур, и другие.

Крупной розничной сети удалось на 7 миллионов долларов оптимизировать оборотный капитал при помощи Celonis за счет снижения количества ведущих к ранним оплатам несвоевременных поставок от 500 контрагентов. Одновременно с этим был выявлен потенциал для автоматизации ручного труда во взаимодействии с поставщиками в 30% операций, в результате время исполнения процесса P2P сократилось на 50%.

Сфера финансов имеет дело со значительным количеством информации, распределенной по большому количеству документов в разных системах, что прямо влияет на быстродействие и эффективность выявления рисков и ошибок. По опыту более 2000 внедрений Celonis, количество ручных изменений в некоторых документах достигает 99%, а в среднем каждый документ корректируется около 3 раз за процесс. Большинство этих изменений можно избежать, используя Process Mining.

Затраты, связанные с управлением взаимоотношениями с покупателями

Управление взаимоотношениями с покупателями — это непрерывный процесс, который в идеале должен предвосхищать потребительские желания, таким образом удерживая клиента и повышая его лояльность. Поэтому тремя наиболее популярными для ритейла сценариями применения Celonis являются:

• визуализация всего `пути` клиента и анализ того, как каждое отдельное событие или действие влияет на конверсию: это позволяет оценить, какие кампании, промо-акции или персонализированный контент эффективны, а какие нет, находить блокирующие или снижающие доход от клиента факторы и изменять их;
• повышение точности прогнозирования спроса: прогнозирование объема заказов на закупку, объема клиентских заказов в процессе сбыта, необходимых ресурсов в логистических центрах для эффективной и своевременной обработки заказов;
• повышение эффективности контакт-центров, портала самообслуживания, службы клиентского сервиса: снижение затрат и времени на обработку жалоб или тикетов от клиентов, оптимизация одобрения платежей (автоматической одобрение выплат, если затраты на процесс рассмотрения проблем превышают размер выплат), использование машинного обучения для идентификации похожих запросов и автоматизация их обработки, оптимальное планирование и распределение ресурсов в службах клиентского сервиса.

Затраты, связанные с управлением продуктами и услугами

В условиях бурного технологического развития ритейла компаниям приходиться многое делать с нуля и первыми: заниматься разработкой собственных марок и налаживать производство продукции, тестировать и запускать новые сервисы, отличающие их от конкурентов. Конечно, невозможно сделать продукт оптимальным с точки зрения затрат с первого раза. Поэтому анализ неэффективностей в режиме реального времени становится неотъемлемым элементом контроля издержек. Ведь предотвратить проблему всегда дешевле, чем исправлять ее последствия.

Вот некоторые из KPI, на которые могут влиять неоптимальные действия людей: время выхода продукта или услуги на рынок, корректный ценовой микс, средняя стоимость сделки, ROI, выручка на квадратный метр площади магазина, доступность сотрудников, расходы на недвижимость.

Если вы хотите повысить эффективность управления бизнес-процессами при помощи Process Mining by Celonis и таким образом обеспечить вашей компании долгосрочное конкурентное преимущество, вы можете обратиться к одному из партнеров Celonis в России — компании NOVARDIS.